راهکار مدیریت زمان و روشهایی که شما را نجات می دهد

اگر می خواهید به شخصیتی قوی تبدیل شوید باید مهارت راهکار مدیریت زمان را یاد بگیرید. گره موفقیت پارس مگ این مهارت جادویی را به شما می آموزد.

روشها و راهکار مدیریت زمان

راهکار مدیریت زمان و تسلط بر آن‌ها، نیاز هر کسی در دنیای امروز است. خیلی از مدیران در زیر آوار کارها و جلساتی که می‌بایست انجام دهند و شرکت کنند مدفون می‌شوند.

آرزوی همیشگی آن‌ها این است که ای‌کاش می‌شد مدت شبانه‌روز از ۲۴ ساعت به ۳۰ ساعت و بیشتر افزایش می‌یافت.

در مقابل افراد محدود دیگری بدون استرس به کارهای خود می‌پردازند، ورزش می‌کنند، زبان دوم یا سوم را برای یادگیری شروع می‌کنند و اثربخشی دارند.

اگر شما جزو نفرات خوشبخت و محدود هستید، به شما تبریک می‌گوییم، لطفاً وقت ارزشمند خود را با خواندن این مقاله تلف نکنید؛ اما چنانچه در میان کارهای روزمره گم‌شده‌اید و اهمیت مدیریت زمان را درک کرده‌اید، این مقاله مناسب شماست.

ایران مدیر در این مقاله به راهکار مدیریت زمان و چگونگی کامیابی و استفاده مناسب از زمانتان می‌پردازد و اصول و نکات عملی و قابل اجرایی را به شما پیشنهاد می‌دهد.

در اینجا به یک سری نکات مهم و کلیدی که از دل تجارب خودم و شرکت‌ها و مدیرانی که با آن‌ها گفت‌وگو داشته‌ام، در مورد راهکار مدیریت زمان می‌پردازیم. این نکات را حتماً به‌صورت عملی انجام دهید.

به یاد داشته باشید که کارهای شما هیچ‌گاه کم نمی‌شوند، دنیا پر است از فرصت‌ها و انتخاب‌های جذابی که هرروز به سمت شما یا به سمت سازمان شما می‌آیند.

ممکن است تمامی این فرصت‌ها جذاب باشند، ممکن است تمامی این فرصت‌ها به‌صورت بالقوه حامل مقادیر بالایی سود باشند .

اما نکته مهم آن است که شما در هر زمان می‌توانید به تعدادی محدودی کار رسیدگی کنید بنابراین برای مدیریت بهتر زمان می‌بایست:

 اولویت‌بندی از کلیدی‌ترین راهکار مدیریت زمان

برای اولویت‌بندی کارها، می‌توانید از ماتریس بسیار معروف آیزنهاور یا ماتریس ضرورت – فوریت در مدیریت زمان بهره جست.

این ماتریس را پایه و اساس مدیریت زمان می‌نامند، هرچند به آن انتقاداتی وارد است ما در کل، این ماتریس را جدی بگیرید.

این ماتریس که به‌صورت مفصل در کتاب ۷ عادت مردمان مؤثر استفان کاوی موردبحث قرارگرفته است، دارای ۲ بعد هست. بعد افقی شامل کارهای اضطراری و غیر اضطراری و بعد عمودی کارهای ضروری و غیرضروری را در برمی‌گیرد.

کارهای اضطراری یا فوری در بعد افقی، کارهایی هستند که باید همین‌الان انجام شوند، به‌عنوان‌مثال پاسخ پیامک یا پاسخ دادن به تماس تلفن ازاین‌دست کارها هست.

مطالب فوری و اضطراری اغلب ملموس هستند و انجام آن‌ها بیش از آنکه خوشایند ما باشد، خوشایند دیگران و برای جلب رضایت دیگران است. از طرفی این کارهای اضطراری اغلب غیرضروری هستند.

اما محور عمودی، به مهم و غیر مهم بودن (ضروری یا غیرضروری بودن) کار می‌پردازد. همان‌طور که استان کاوی می‌گوید، ضرورت یک کار به پیامدها و نتایج آن برمی‌گردد.

اگر کاری در جهت رسالت‌ها، ارزش‌ها و آرم آن‌های ما باشد و آن‌ها را تحقق بخشد یا در راستای تحقق آن‌ها باشد، این کار ضروری است و در غیر این صورت غیرضروری.

بر مبنای دو محور افقی و عمودی، ۴ حالت پیش می‌آید که این ماتریس در هر حالتی، راهکاری را پیشنهاد می‌دهد.

پرورش قدرت نه گفتن

اگر ماتریس بالا را جدی دنبال کنید، حتماً به مهارت نه گفتن نیاز خواهید داشت. نه گفتن مهارتی است که تمامی انسان‌های موفق باید در خود پرورش دهند.

اگر به دنبال راضی نمودن همه از خود هستید پس به‌احتمال‌قوی دو نتیجه عاید شما خواهد شد:

• اول آنکه هیچ‌کس از شما راضی نخواهد بود
• دوم اینکه شما یکی از مسیرهای مطمئن و قطعی برای شکست را انتخاب نموده‌اید

راضی نمودن دیگران در همه حال و همه‌وقت، نوعی بیماری است که از آن به‌عنوان مهر طلبی یاد می‌شود. افراد مهر طلب تمام انرژی خود را صرف راضی و خشنود کردن دیگران می‌کنند و در پایان نتیجه‌ای هم که می‌خواستند (جلب محبت) عایدشان نمی‌شود.

پس اگر به دنبال مدیریت زمان هستید، مهر طلبی را کنار بگذارید و قدرت نه گفتن را در خود پرورش دهید.

استفاده از قانون ۲۰/۸۰ در مدیریت زمان

قانون ۲۰/ ۸۰ توسط دانشمند و اقتصاددان معروف ایتالیایی، آقای پارتو کشف کردید.

بر اساس این قانون، برای موفقیت در هر کاری، لازم نیست تا تمام آن کار را به‌صورت کامل انجام دهید، بلکه با انجام ۲۰ درصد از کار، شما می‌توانید به ۸۰ درصد نتایج دست‌یابید.

اگرچه روش های مدیریت زمان به دنبال استفاده اثربخش از زمان فعلی هستند، اما قانون ۲۰/۸۰ به دنبال افزایش زمان در دسترس افراد است.

برای مثال، بر طبق این قانون، ۸۰ درصد فروش یک شرکت به‌واسطه ۲۰ درصد از مشتریان رخ می‌دهد و شرکت با شناسایی این ۲۰ درصد و تلاش برای وفادار سازی آن‌ها، می‌تواند از صرف وقت و زمان بسیار برای دستیابی به‌تمامی مشتریان پرهیز کند.

قانون ۲۰/۸۰ در تمامی ابعاد زندگی کاربرد دارد، از کار و ورزش گرفته تا تفریح و خواندن کتاب. برای اجرایی نمودن تفکر ۲۰/۸۰ باید ذهنیت کمال‌گرایی را در ذهن خود خاموش‌کنید و لذا به اصل بعدی بروید!

کمال‌گرایی در مدیریت زمان ممنوع !

همان‌طور که در بالا گفته شد، استفاده از اصل پارتو در امور روزانه، نیازمند کنار گذاشتن ذهنیت شکاک و کمال‌گرا است. ذهن کمال‌گرا به دنبال انجام کاری به بهترین شیوه و روش و بالاترین استانداردهاست.

استانداردهایی که هرچند عالی هستند اما دستیابی به این استانداردها آن‌قدر وقت و انرژی می‌گیرد که در دنیای واقعی چندان خواهانی نخواهد داشت.

همواره به یاد داشته باشید که در کنار دستیابی به یک هدف خوب که آن را اثربخشی می‌نامیم، هزینه‌های دستیابی به آن هدف، ازجمله هزینه‌های زمانی و مالی نیز موردتوجه است.

به بعد هزینه‌ای اصطلاحاً کارایی می‌گوییم. ذهن کمال‌گرا اثربخشی دارد ولی کارایی ندارد و چنین چیزی منجر به از دست رفتن زمان بسیار ارزشمند شما می‌شود.

باید تبر را تیز کنید

اگر شما در تمام مدت سال در حال قطع کردن درختان با یک تبر باشید، به‌مرور زمان تعداد درخت‌هایی که در یک روز قطع می‌کنید کم‌تر و کم‌تر می‌شود و این در حالی است که شما تلاش بیش‌تری می‌کنید.

چاره کار تلاش کردن بیشتر نیست، بلکه کمتر تلاش کردن و بازیابی خودتان است. این اصل تیز کردن تبر نام دارد. بدین معنا که شما نیاز دارید بعد از صرف وقت و زمان برای انجام کارها، به بازیابی خود بپردازید و زمانی را استراحت کنید.

ریشه‌کن کردن اهمال‌کاری

اهمال‌کاری به معنای عقب انداختن کارها است و این عقب انداختن تا زمانی ادامه می‌یابد که فرد با مشکلات حاد و تبعات سنگین روبرو نشود.

اهمال‌کاری در افراد تحصیل‌کرده و کسانی که به کارهای اداری مشغول هستند، بیشتر دیده می‌شود. درمان اهمال‌کاری پروسه‌ای زمان‌بر است که شروع آن با قبول کردن و تصدیق اهمال‌کار بودن آغاز می‌شود.

اگر به‌صورت بلندمدت از نبود زمان گلایه و شکایت می‌کنید اما در عمل هیچ خروجی ندارید، به‌احتمال‌زیاد درگیر اهمال‌کاری شده‌اید.

چرا در مدیریت زمان دچار کمبود زمان می‌شویم ؟

همه ما به یک علت واحد در مدیریت زمان دچار کمبود زمان نمی‌شویم.

پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.

رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم.

وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است.

خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

مدیریت زمان و مسئله اولویت بندی در کارهاکمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم.

یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم.

شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم.

احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد.

هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم.

به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با یک میلیون تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی ششصد هزار تومانی و پانصد هزار تومانی را انتخاب کند .

چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد صد هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!

ضعف در تفویض اختیار

راهکار مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیارکمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.

ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود.

آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟

یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم.

از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند.

به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

ثبت نام در درس مدیریت زمان

با توجه به اینکه دسترسیِ کامل به مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی صرفاً برای اعضای ویژه متمم وجود دارد و نیز اینکه مطالعه‌ی تدریجی آن با تمرین‌ها و حاشیه‌ها و درس‌های جانبی، بیش از یک ماه زمان نیاز خواهد داشت.

پیشنهاد ما این است که برای استفاده از درس، حداقل به اندازه‌ی یک ماه اعتبار (هر ماه ۷۴ هزار تومان) خریداری کنید.

در این مدت، علاوه بر درس مدیریت زمان به سایر درس‌های متمم و به طور خاص، دوره MBA متمم دسترسی خواهید داشت.

ضعف در مهارت حل مسئله مدیریت زمان

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل

بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم،‌ بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.

به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود.

دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد.

اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.

شاید هم مشکل در خصوص راهکار مدیریت زمان اصلی ما انگیزه نداشتن است.

وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم.

در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.

احساس می‌کنیم با بهبود مهارت راهکار مدیریت زمان می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

مشکل اهمال کاری در مدیریت زمان

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد و در راهکار مدیریت زمان مشکل ساز شود.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم.

به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم.

در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.

ضعف در هنر نه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.

شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند.

در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان ، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.

اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید، شاید مطالعه یکی از درس‌های دوره #مذاکره متمم، تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.

ضعف در مدیریت انرژی

مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می‌ماند: «ما آن‌قدر درگیر راهکار مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.»

مثلاً از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعاً باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی‌ و عملکردم در کار افزایش پیدا کند؟

فرض کنید یک ساعت برای حل یک مسئله فرصت دارید. آیا واقعاً بهترین روش این است که تمام ۶۰ دقیقه روی همان مسئله متمرکز بمانید؟

آیا بهتر نیست عمداً و آگاهانه، این یک ساعت را به ۴۵ دقیقه کاهش دهید و ۱۵ دقیقه‌ی میانی را به عنوان زمان استراحت در نظر بگیرید؟ آیا در این حالت، شانس شما برای حل مسئله بیشتر نخواهد بود؟